Adjointe administrative

Association de la fibromyalgie – Région Montérégie

570, Boulevard Roland-Therrien, local #220, Longueuil, QC J4H 3V9 – (450) 928-1261

www.fibromyalgiemonteregie.ca

L’Association de fibromyalgie – Région Montérégie (AFRM) est à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative pour son bureau situé à Longueuil.

L’AFRM a pour mission d’aider et de soutenir les personnes atteintes de fibromyalgie. Par le soutien, l’information, l’encouragement même, l’Association fait la promotion de l’auto-prise en charge par la personne touchée par cette maladie chronique. Pour accomplir sa mission, elle offre de l’information, de l’écoute, des activités et du support à ses membres, elle contribue à sensibiliser l’entourage et le grand public à la fibromyalgie et elle forme des groupes de soutien afin de répondre aux besoins des personnes atteintes et isolées.

Le poste

Relevant de la directrice générale, le ou la titulaire du poste aura la responsabilité de l’accueil des membres, de répondre aux demandes d’informations et d’offrir tout le soutien administratif à la directrice générale ainsi qu’à l’intervenante responsable des services aux membres.

Principales fonctions

Administration

• Effectuer les suivis téléphoniques;
• Traiter les courriels et les demandes;
• Effectuer les envois postaux;
• Procéder aux paiements des factures (loyer, fournisseurs, etc.);
• Effectuer la gestion des paiements (activités et fournisseurs);
• Effectuer la cueillette des documents requis et les transmettre à la comptable pour le traitement des bilans et des états des résultats mensuels;
• Effectuer les dépôts et la préparation des chèques;
• Émettre les reçus fiscaux pour dons qui doivent être traités manuellement et en assurer la transmission aux donateurs;
• Assurer la gestion de la petite caisse;
• Gérer le matériel et les fournitures de bureau ;
• Fournir le soutien administratif à la directrice générale et à l’intervenante;
• Participer à divers comités de travail, réunions, consultations et événements au besoin;
• Collaborer à la rédaction du rapport annuel et aux préparatifs reliés à l’assemblée générale annuelle.

Services aux membres

• Assurer le renouvellement des adhésions;
• Créer les événements dans ViGlob;
• Gérer les inscriptions aux activités;
• Se charger de la réservation de salles ou création de lien Zoom et/ou Teams;
• Assurer le soutien technique aux membres dans l’utilisation du site Internet ou des vidéoconférences;
• Participer à l’organisation de certains événements.

Gestion documentaire

• Maintenir le classement, l’archivage et l’élagage des dossiers administratifs et des archives de l’Association selon une procédure et un système prédéterminé;
• Assurer la gestion des documents comptables (production, conservation, classement);
• Assurer le maintien du centre de documentation (sélection et achats de documentation à acquérir et enregistrements des acquisitions);
• Procéder aux enregistrements des dépôts légaux.

Communications

• Créer ou rechercher les visuels (images / photos);
• Préparer des infolettres;
• Participer à la création des dépliants d’activités à chaque session;
• Programmer des envois;
• Prendre part à la rédaction des divers rapports.

Compétences recherchées

• Détenir un DEP en secrétariat ou un DEC en bureautique ou toute formation ou expérience équivalente;
• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit;
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office;
• Être apte à utiliser les technologies de vidéoconférences;
• Être dotée de débrouillardise et d’initiative;
• Être organisée et capable de prioriser;
• Démontrer ouverture, écoute, empathie, patience et discrétion;
• Être autonome, honnête, dynamique et avoir de la facilité à travailler en équipe.

Conditions

Poste permanent – Temps partiel : 49 heures/quinzaine – possibilité de quelques heures en télétravail.

Horaire :  Du lundi au jeudi (à confirmer selon les activités offertes)

Taux horaire :  19 $ – 23 $ / heure selon formation et expérience

** Idéalement, le candidat ou la candidate serait éligible à la subvention salariale d’Emploi Québec mais ce critère ne constitue pas une condition obligatoire à l’engagement. **

Si vous correspondez à ce profil, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation avant le 20 mars 2023, en toute confidentialité, à l’attention de Mme Louise Paquette, Directrice générale de l’AFRM à l’adresse suivante direction@fibromyalgiemonteregie.ca

« Il est à noter que seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées. »